Ihr Unternehmen hat Microsoft 365, und irgendwann fällt der Satz: „Dafür gibt es doch Power Automate.“ Kurz darauf taucht n8n in einem Angebot oder einer Empfehlung auf, und die Frage lautet: Power Automate oder n8n? Vergleichsseiten dazu gibt es viele. Sie vergleichen meist Funktionen. Entscheidend ist bei einem vorhandenen Microsoft-Paket aber etwas anderes: was die Lizenz schon enthält, was zusätzlich kostet und wer den Betrieb trägt.
Dieser Beitrag geht diese drei Punkte durch, mit den Angaben, die Microsoft und n8n selbst veröffentlichen (Stand Oktober 2026, jeweils mit Link). Er richtet sich an Geschäftsführung, Inhaber und Verantwortliche ohne eigene IT-Leitung. Wie sich n8n gegenüber Make und Zapier schlägt, steht in n8n vs Make vs Zapier: sechs Kriterien für die Wahl.
Power Automate oder n8n: zuerst eine Lizenzfrage
Beide Werkzeuge bauen aus einem Auslöser und mehreren Schritten einen Ablauf, der Programme verbindet. Wo der Ablauf liegt, ändert nichts daran, ob er sauber gebaut ist: Ein Ablauf, der Aufträge doppelt anlegt, tut das in beiden. Ob der Prozess überhaupt reif ist, klärt Woran erkenne ich, ob ein Prozess automatisierungsreif ist?.
Unterschiedlich ist die Ökonomie. Bei Power Automate hängt der Preis daran, welche Connectors ein Ablauf nutzt und unter welcher Lizenz er läuft. Bei n8n hängt er daran, wie oft Abläufe laufen und ob Sie die Software selbst betreiben. Deshalb lohnt sich der Blick in die Lizenzseiten mehr als der in die Funktionslisten.
Was Ihr Microsoft-365-Paket enthält
Laut Microsoft Learn können Nutzer mit dem kostenlosen Tarif oder einem Microsoft-365-Plan nur Standardconnectors verwenden. Die meisten anderen Pläne und Testversionen erlauben auch Premium-Connectors. Wichtig für die Planung steht an derselben Stelle: Nutzt ein Ablauf keinen Premium-Connector, brauchen Sie keine Premium-Lizenz, eine Microsoft-365-Lizenz genügt.
Die Lizenztypen-Seite ergänzt: Die kostenlose Lizenz umfasst das Erstellen und Ausführen von Cloud-Flows ohne Freigabe sowie lokale, beaufsichtigte Desktop-Flows, die Connectors sind auf Standardconnectors beschränkt. Außerdem gilt für Microsoft-365-Pläne laut Seite zu den Grenzwerten das niedrige Leistungsprofil. Dort sind ungefähr 10.000 Power-Platform-Anforderungen pro 24 Stunden vorgesehen, bei „Mittel“ sind es 200.000. Microsoft nennt diese Werte ausdrücklich keine Garantie.
Für einen Ablauf, der eine Mail aus Outlook in SharePoint ablegt und in Teams meldet, ist das oft genug. Anders sieht es aus, sobald ein Programm außerhalb der Microsoft-Welt im Spiel ist. Die Connector-Referenz von Microsoft listet alle Connectors für Power Automate. Gehen Sie dort jedes beteiligte Programm durch und lassen Sie sich von Ihrem Lizenzpartner schriftlich bestätigen, ob der Connector in Ihrer Lizenz enthalten ist, bevor Sie den Ablauf bauen, nicht danach.
Was Power Automate zusätzlich kostet
Laut Preisseite von Microsoft gibt es für Unternehmen zwei Wege, Premium-Connectors zu erlauben (Preise jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer, jährliche Abrechnung, Stand Oktober 2026):
- Power Automate Premium kostet 13,00 € pro Benutzer und Monat. Die Lizenz umfasst Cloud-Flows, Standard-, Premium- und benutzerdefinierte Connectors sowie beaufsichtigte Desktop-Flows. Auf der Lizenztypen-Seite empfiehlt Microsoft sie für alle Benutzer, die Automatisierungen erstellen.
- Power Automate Process kostet 130,00 € pro Bot und Monat. Diese Lizenz hängt nicht an einer Person, sondern an einem Ablauf: Laut Lizenztypen-Seite erlaubt sie einem Cloud-Flow Premium-Connectors, unabhängig davon, welche Lizenz der Besitzer oder der auslösende Benutzer hat, und bringt höhere Aktionsgrenzen. Jede Process-Lizenz umfasst bis zu 250.000 Aktionen pro Tag, die Premium-Lizenz 40.000 pro Benutzer. Die Abläufe müssen dafür in einer Lösung liegen.
Microsoft schreibt dazu, die angezeigten Preise dienten nur zu Marketingzwecken und könnten vom tatsächlichen Listenpreis abweichen. Rechnen Sie also mit dem Betrag, den Ihnen Ihr Lizenzpartner nennt.
Ein Rechenbeispiel zeigt, wo die Weiche liegt: Zehn Personen, die Abläufe mit Premium-Connector bauen oder besitzen, kosten 10 × 13,00 € = 130,00 € im Monat. Ein einzelner Ablauf, der unter einer Process-Lizenz läuft, kostet ebenfalls 130,00 € im Monat, unabhängig von der Zahl der Personen. Ein einziger Ablauf für ein ganzes Team spricht deshalb eher für Process, viele kleine Abläufe verschiedener Personen eher für Premium. Das ist eine Überschlagsrechnung, kein Angebot.
Was n8n kostet und was es verlangt
n8n zählt nicht Connectors oder Personen, sondern Ausführungen. Laut Preisseite von n8n kostet Starter 20 € im Monat bei jährlicher Zahlung für 2.500 Ausführungen, Pro 50 € im Monat für 10.000 und Business 667 € im Monat für 40.000 Ausführungen; Business gibt es nur zum Selbstbetrieb. Alle Pläne enthalten laut Seite unbegrenzt viele Nutzer und Abläufe sowie jede Integration. Der Preis hängt an den Läufen, nicht an der Zahl der Schritte.
Daneben gibt es die selbst betriebene Community Edition. Sie ist laut License FAQ von n8n kostenlos und gilt nur für die selbst betriebene Version. Sie darf für den eigenen Geschäftsbetrieb genutzt werden. Wie Sie n8n aufsetzen, beschreibt die Dokumentation zum Hosting: auf eigener Infrastruktur, vor Ort oder in einer privaten Cloud. Damit wandert die Verantwortung zu Ihnen: Updates, Sicherung, Überwachung und Absicherung. Wer im Haus oder beim Dienstleister bemerkt nachts, dass der Server nicht mehr antwortet? Ohne Antwort ist ein gehosteter Dienst die ehrlichere Wahl.
Fünf Fragen, die die Entscheidung tragen
- Welche Programme verbindet der Ablauf? Nur Microsoft-Dienste: Power Automate mit der vorhandenen Lizenz zuerst durchrechnen. Dazu Programme außerhalb von Microsoft: Connector-Referenz öffnen und je Programm klären, ob der Connector in Ihrer Lizenz enthalten ist. Hat ein System keine brauchbare Schnittstelle, hilft kein Werkzeug; die Abwägung steht in Schnittstelle bauen oder System ablösen.
- Unter wessen Lizenz läuft der Ablauf? Bei Power Automate richtet sich das Limit nach der Lizenz des Besitzers. Verlässt die Person das Unternehmen, hängt der Ablauf an einer Lizenz, die es nicht mehr gibt. Legen Sie fest, wer Ablaufbesitzer ist und wer vertritt; wie das im Betrieb aussieht, steht in Automatisierte Prozesse überwachen: wer wartet, wer vertritt.
- Wie viele Läufe, wie viele Schritte? n8n rechnet je Lauf, Power Automate zählt Aktionen gegen ein Tageskontingent. Schreiben Sie Vorgänge pro Monat, Schritte je Vorgang und Wiederholungen bei Fehlern auf. Das Muster dahinter kennen Sie aus Was Prozessautomatisierung wirklich kostet.
- Wer betreibt es? Power Automate ist ein Dienst von Microsoft, n8n gibt es gehostet oder selbst betrieben. Der Selbstbetrieb ist nur dann eine Ersparnis, wenn der Betrieb tatsächlich jemandem gehört.
- Wie kommen Sie wieder heraus? Jeder Ablauf liegt im Format seines Werkzeugs. Beschreiben Sie ihn deshalb einmal werkzeugunabhängig auf einer Seite: Auslöser, Schritte, Systeme, Ergebnis, Fehlerweg. Das ist dieselbe Prüfung wie beim Vendor-Lock-in.
Wann Sie bei Power Automate bleiben und wann n8n sich lohnt
Bei Power Automate zu bleiben ist naheliegend, wenn die Abläufe vor allem Microsoft-Dienste verbinden, die Lizenz sie abdeckt und niemand einen Server pflegen soll. Sie sparen ein zusätzliches Werkzeug und einen Betriebsweg. Wie Sie Änderungen bei Microsoft im Blick behalten, steht in Microsoft 365 Message Center: Änderungen im Blick behalten.
n8n danebenzulegen lohnt sich, wenn Premium-Connectors für viele Personen anfallen würden, wenn Programme außerhalb von Microsoft im Mittelpunkt stehen oder wenn Sie die Software selbst betreiben wollen und können. Dann rechnen Sie beides durch, mit Ihren Zahlen und dem Stand der Preisseiten.
Keines von beiden passt, wenn der Prozess unklar ist, die Logik sich ständig ändert oder ein System keine brauchbare Schnittstelle bietet. Dann ist zuerst der Ablauf zu klären, nicht das Werkzeug. Eine Abwägung zwischen Zukauf und Eigenbau liefert Wann internes Tooling besser ist als noch ein SaaS.
Wenn die Entscheidung größer ist als ein Ablauf
Sobald mehrere Systeme, doppelte Daten oder Abläufe mit Folgen für Aufträge im Spiel sind, geht es nicht mehr um das Werkzeug, sondern darum, wie die Strecke aufgenommen, geschnitten und betrieben wird. Das leistet die Prozessautomatisierung von 01PC: Aufnahme ab 3.900 € netto, erste Strecke ab 7.500 € netto, Betrieb ab 390 € netto im Monat, ohne Bindung an ein Produkt. Die Aufnahme ist ein abgeschlossener Auftrag und hat auch dann einen Gegenwert, wenn danach nichts gebaut wird.