Was ist der Unterschied zwischen n8n, Make und Zapier?

Alle drei verbinden Programme über Abläufe, die Sie in einer Oberfläche zusammenklicken: Wenn etwas in System A passiert, wird in System B etwas ausgelöst. Unterschiede liegen vor allem im Betrieb (gehostet oder selbst betreibbar), in der Abrechnung, in den Möglichkeiten für eigenen Code und in der Fehlerbehandlung. Prüfen Sie diese Punkte je Werkzeug auf der aktuellen Seite des Anbieters, denn Funktionen und Preise ändern sich.

Welches Automatisierungswerkzeug ist das richtige für den Mittelstand?

Das, dessen Betrieb Sie tragen können. Entscheidend sind weniger die Funktionslisten als sechs Fragen: wer es betreibt, wo die Daten liegen, wie abgerechnet wird, was bei Fehlern passiert, wer Abläufe pflegt und wie Sie wieder herauskommen. Wer diese Fragen beantworten kann, kommt mit jedem der drei Werkzeuge zurecht; wer es nicht kann, hat ein Betriebsproblem, kein Werkzeugproblem.

Lässt sich n8n selbst betreiben, Make und Zapier auch?

Der Selbstbetrieb gilt bei n8n als häufig genannter Unterschied zu den beiden anderen. Ob und zu welchen Bedingungen er für ein Werkzeug vorgesehen ist, steht in der Dokumentation und den Lizenzbedingungen des Anbieters; prüfen Sie das vor der Entscheidung. Beachten Sie: Selbst betreiben heißt auch, Updates, Sicherung, Überwachung und Absicherung selbst zu tragen.

Wie wird bei n8n, Make und Zapier abgerechnet?

Die Anbieter zählen unterschiedlich, etwa nach Aufgaben, einzelnen Schritten oder Ausführungen eines Ablaufs. Rechnen Sie deshalb mit Ihrem eigenen Volumen, nicht mit der Einstiegsstufe: Wie viele Vorgänge pro Monat, wie viele Schritte je Vorgang, wie viele Wiederholungen bei Fehlern? Aktuelle Preise stehen nur auf den Seiten der Anbieter.

Brauche ich für Automatisierung Programmierkenntnisse?

Für einfache Abläufe zwischen gängigen Programmen meist nicht. Sobald Daten umgeformt werden müssen, Verzweigungen entstehen oder ein System keine fertige Anbindung hat, helfen Grundkenntnisse in Datenformaten und Schnittstellen, bei manchen Abläufen auch Code. Wer pflegt, sollte verstehen, was der Ablauf tut, sonst bleibt jede Störung bei einer einzigen Person.

n8n vs Make vs Zapier: sechs Kriterien für die Wahl

Sie wollen zwei Programme dauerhaft miteinander reden lassen, ohne dass jemand Daten von Hand überträgt, und die Suche führt zu drei Namen: n8n, Make und Zapier. Die Vergleichsseiten dazu sind lang und enden meist bei einem Favoriten. Für Ihre Entscheidung ist das die kleinere Frage.

Dieser Beitrag hilft bei n8n vs Make vs Zapier mit sechs Kriterien, die für alle drei gelten. Er bewertet keines der Werkzeuge und nennt keine Preise, denn Funktionen und Tarife ändern sich, und aktuelle Angaben stehen nur beim Anbieter. Er richtet sich an Geschäftsführung, Inhaber und Verantwortliche ohne eigene IT-Abteilung.

n8n vs Make vs Zapier: was die drei gemeinsam haben

Alle drei sind Plattformen für Abläufe. Sie bauen in einer grafischen Oberfläche eine Kette: Ein Ereignis löst aus (eine neue Bestellung, eine eingegangene Rechnung, ein geänderter Kontakt), danach folgen Schritte, die Daten prüfen, umformen und an andere Systeme übergeben. Die Anbindungen an gängige Programme sind vorgefertigt, für alles andere gibt es allgemeine Schnittstellenbausteine.

Das hat eine Konsequenz, die in Vergleichen oft untergeht: Der Ablauf bleibt derselbe, egal in welchem Werkzeug er liegt. Ein Ablauf, der Aufträge doppelt anlegt, tut das in jedem der drei. Ein Ablauf, der bei einem Fehler still stehen bleibt, ebenfalls. Die Werkzeugwahl entscheidet, wie leicht Sie diese Probleme beheben, nicht, ob sie entstehen. Davor steht die Frage, ob der Prozess überhaupt reif ist, beschrieben in Woran erkenne ich, ob ein Prozess automatisierungsreif ist?.

Kriterium 1: Wer betreibt es?

Bei einem gehosteten Dienst läuft die Plattform beim Anbieter. Sie bekommen Updates, Verfügbarkeit und Sicherung mitgeliefert und zahlen dafür laufend. Bei einem Selbstbetrieb läuft die Software auf einem Server, den Sie oder Ihr Dienstleister verantworten. Das gibt Kontrolle über Ort und Zugriff, verlangt aber Updates, Sicherung, Überwachung und Absicherung.

In Vergleichen wird der Selbstbetrieb von n8n häufig als Unterschied genannt. Prüfen Sie für jedes der drei Werkzeuge in der Dokumentation und in den Lizenzbedingungen des Anbieters, was vorgesehen ist und unter welchen Bedingungen. Entscheidend ist die ehrliche Frage dahinter: Wer im Haus oder beim Dienstleister bemerkt nachts, dass der Server nicht mehr antwortet? Wenn niemand, ist ein gehosteter Dienst für Sie die sicherere Wahl, auch wenn er mit der Zeit mehr kostet.

Kriterium 2: Wo liegen Ihre Daten?

Ein Ablauf berührt Daten, die Sie nicht beliebig weitergeben dürfen: Kundendaten, Rechnungen, Personaldaten. Jedes dieser Werkzeuge liest sie aus einem System, hält sie kurz zwischen und schreibt sie in ein anderes. Dazu kommen Protokolle der Ausführungen, die Inhalte enthalten können.

Klären Sie deshalb vor dem ersten Ablauf, in welchem Land die Plattform Daten verarbeitet, ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung angeboten wird, wie lange Ausführungsprotokolle gespeichert werden und wer darauf zugreifen kann. Das sind Prüfpunkte für Ihre Datenschutzverantwortlichen, keine Rechtsberatung; die Antworten stehen beim jeweiligen Anbieter. Wer sie nicht bekommt, hat die Entscheidung getroffen, bevor das Werkzeug überhaupt gewählt ist.

Kriterium 3: Wie wird abgerechnet?

Die Anbieter zählen unterschiedlich: nach Aufgaben, nach einzelnen Schritten, nach Ausführungen eines Ablaufs oder nach Nutzerplätzen. Der Einstiegstarif sagt darüber wenig, weil er mit kleinem Volumen rechnet. Rechnen Sie stattdessen mit Ihren eigenen Zahlen:

Wie viele Vorgänge fallen im Monat an, heute und in zwei Jahren?
Wie viele Schritte hat ein Vorgang? Eine Kette aus acht Schritten kann je nach Zählweise acht Einheiten kosten oder eine.
Wie oft läuft ein Ablauf erneut, weil ein Schritt fehlgeschlagen ist?
Was kostet der Selbstbetrieb, wenn Sie ihn wählen? Der Server ist die kleinste Position, der Betrieb die größte.

Das Muster dahinter kennen Sie aus Wann internes Tooling besser ist als noch ein SaaS: Lizenzen, die mit dem Volumen wachsen, wirken in der ersten Rechnung klein. Eine Gegenüberstellung der Kostenarten bei Automatisierung steht in Was Prozessautomatisierung wirklich kostet.

Kriterium 4: Was passiert, wenn ein Schritt fehlschlägt?

Dieses Kriterium entscheidet im Betrieb mehr als jede Funktionsliste. Jede Strecke scheitert irgendwann: Ein Zielsystem ist nicht erreichbar, ein Feld fehlt, eine Antwort kommt doppelt. Fragen Sie für jedes Werkzeug:

Wer wird benachrichtigt, wenn ein Ablauf abbricht, und wie schnell?
Lässt sich ein fehlgeschlagener Vorgang gezielt wiederholen, ohne dass er doppelt angelegt wird? Dahinter steht das Prinzip der Idempotenz.
Gibt es einen Weg für Fälle, die die Automatik nicht entscheiden kann, etwa eine Warteschlange für einen Menschen? Das Muster steht in Unklares Ergebnis: wiederholen, nachschauen oder Mensch?.
Wie lange bleibt nachvollziehbar, was ein Ablauf getan hat?

Testen Sie das, bevor Sie sich festlegen: Bauen Sie einen kleinen Ablauf, schalten Sie das Zielsystem ab und schauen Sie, was passiert. Was Sie dabei sehen, ist aussagekräftiger als jede Demo.

Kriterium 5: Wer baut, wer pflegt, wer vertritt?

Die Werkzeuge versprechen, dass Fachabteilungen selbst Abläufe bauen können. Für einfache Ketten stimmt das. Für alles, was Geld, Aufträge oder Kundendaten bewegt, gilt: Wer einen Ablauf baut, muss ihn auch pflegen, übergeben und im Urlaub vertreten lassen können.

Schreiben Sie vor dem Start drei Namen auf: wer den Ablauf baut, wer ihn nach Änderungen im Zielsystem anpasst und wer einspringt. Fällt Ihnen keine dritte Person ein, haben Sie eine Abhängigkeit von einem einzelnen Menschen gebaut, und das Werkzeug ist dabei nebensächlich. Wer außerdem Zugangsdaten zu den angeschlossenen Systemen verwaltet, gehört auf dieselbe Liste: Jede Verbindung ist ein Schlüssel, der irgendwo hinterlegt ist.

Kriterium 6: Wie kommen Sie wieder heraus?

Jedes Werkzeug hält Ihre Abläufe in seinem eigenen Format. Ein Wechsel zu einem anderen Werkzeug heißt in der Regel: neu bauen. Das ist kein Grund, keines zu wählen, aber ein Grund, vorher drei Dinge festzuhalten:

Jeder Ablauf ist auf einer Seite beschrieben: Auslöser, Schritte, beteiligte Systeme, erwartetes Ergebnis, Fehlerweg. Dann ist er in jedem anderen Werkzeug nachbaubar.
Die Zugangsdaten und Verbindungen liegen in Ihren Konten, nicht im persönlichen Zugang einer einzelnen Person.
Sie wissen, wie sich Abläufe und Protokolle exportieren lassen, und haben es einmal ausprobiert.

Das ist dieselbe Prüfung wie bei jedem Vendor-Lock-in: Der Ausstieg wird vor dem Einstieg geregelt, nicht wenn der Vertrag endet.

Wann keines der drei passt

Nicht jede Aufgabe gehört in eine Ablaufplattform. Sehen Sie genauer hin, wenn:

Die Logik verzweigt und sich häufig ändert. Je mehr Sonderfälle ein Ablauf kennt, desto unübersichtlicher wird die grafische Kette. Dann ist eigener Code mit Tests oft die klarere Form.
Das Volumen stark wächst oder Vorgänge zeitkritisch sind. Dann lohnt es, die Kosten und das Verhalten unter Last durchzurechnen, bevor Abläufe dort eingebettet sind.
Ein System keine brauchbare Schnittstelle hat. Dann hilft keine Plattform, sondern zuerst ein Zugangsweg. Die Abwägung steht in Schnittstelle bauen oder System ablösen.
Sie bereits ein Werkzeug im Haus haben, das die Aufgabe erfüllt. Etwa die Automatisierung Ihres Microsoft-Pakets. Ein viertes Werkzeug kostet zuerst Betriebsaufwand und erst dann Zeit.
Der Prozess selbst unklar ist. Ein ungeklärter Ablauf wird in jedem Werkzeug nur schneller falsch.

So entscheiden Sie in einem Nachmittag

Sie brauchen dafür keine Demo-Reihe. Nehmen Sie den ersten Ablauf, den Sie wirklich automatisieren wollen, und gehen Sie die sechs Kriterien einmal durch. Schreiben Sie je Werkzeug auf, welche Antworten Sie schon haben und welche vom Anbieter fehlen. Streichen Sie, was ein Muss-Kriterium verfehlt, etwa fehlende Auftragsverarbeitung oder keine Benachrichtigung bei Fehlern. Bleiben mehrere übrig, bauen Sie denselben kleinen Ablauf in zwei Werkzeugen und vergleichen Sie, wie sich der Fehlerfall anfühlt.

Wenn danach zwei Werkzeuge gleichauf liegen, ist es fast gleichgültig, welches Sie nehmen. Das ist ein gutes Zeichen: Dann liegt die Entscheidung dort, wo sie hingehört, nämlich beim Ablauf.

Wenn die Entscheidung größer ist als das Werkzeug

Manchmal hängt an der Wahl mehr als ein Ablauf: mehrere Systeme, Daten, die doppelt vorliegen, ein Ablauf, der Aufträge auslöst. Dann ist nicht das Werkzeug die Frage, sondern wie die Strecke aufgenommen, geschnitten und betrieben wird. Genau das leistet die Prozessautomatisierung von 01PC: Aufnahme ab 3.900 € netto, erste Strecke ab 7.500 € netto, Betrieb ab 390 € netto im Monat. Die Aufnahme ist ein abgeschlossener Auftrag und hat auch dann einen Gegenwert, wenn danach nichts gebaut wird.