Ein ERP-Angebot liegt auf dem Tisch: ein paar Seiten Positionen, eine Summe, eine Frist. Wer ein ERP-Angebot prüfen soll, hat meist keine IT-Leitung, die Lizenzen, Einführungsleistung und Betrieb gegeneinander lesen kann. Das ist kein Versäumnis. Ein ERP-System berührt Buchhaltung, Einkauf, Lager und Vertrieb zugleich, und die Unterschrift bindet für Jahre.
Dieser Beitrag geht acht Fragen durch, die ein ERP-Angebot beantworten muss, bevor es trägt. Jede Tatsache ist mit der Quelle verlinkt. Wo Preise genannt werden, steht der Stand dabei. Er richtet sich an Geschäftsführung, Inhaber und kaufmännische Leitung. Er ist keine Rechtsberatung: Bei Verträgen und steuerlichen Fragen zählt Ihre Situation, und dafür gehören Anwalt oder Steuerberatung dazu.
Was ein ERP-Angebot zeigt und was nicht
Ein Angebot nennt, was der Anbieter verkaufen will. Es nennt selten, was Sie nach der Unterschrift zusätzlich brauchen werden. Eine Summe aus Lizenzen und Einführungstagen sieht vollständig aus. Ob sie es ist, entscheidet sich an dem, was nicht dasteht: Nutzer, die später dazukommen, Speicher, den das Paket nicht deckt, Anpassungen, die jemand pflegen muss, ein Export der Daten, wenn Sie wechseln.
Deshalb ist der Preisvergleich zwischen zwei ERP-Angeboten selten der erste Schritt. Er vergleicht Summen, die nicht dasselbe beschreiben. Zuerst muss klar sein, was jede Summe enthält. Wie das bei IT-Angeboten allgemein aussieht, steht in Woran erkennt man, dass ein IT-Angebot nicht trägt?. Hier geht es um das, was bei ERP dazukommt.
Zwei Beispiele: wie verschieden ERP-Preise gebaut sind
Zwei Herstellerseiten zeigen, wie unterschiedlich dieselbe Frage „Was kostet das je Benutzer?“ beantwortet wird. Das ist keine Bewertung der Produkte, sondern ein Maßstab dafür, was in einem Angebot stehen sollte. Stand der Angaben ist Oktober 2026.
Microsoft Dynamics 365 Business Central. Laut der Preisseite von Microsoft kostet Essentials 69,30 € und Premium 95,30 € je Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer. Team Members, mit eingeschränktem Zugriff, kosten 6,90 €. Für den Kauf verweist Microsoft auf einen Partner. Agenten, die Copilot-Guthaben brauchen, werden laut derselben Seite separat verkauft. Der Lizenzierungsleitfaden ergänzt: Eine Benutzerlizenz gilt für einen benannten Benutzer, eine Gerätelizenz für ein gemeinsam genutztes Gerät. Zur ersten Lizenz gehören 80 GB Datenbankkapazität je Mandant, dazu je Lizenz 3 GB (Essentials) oder 5 GB (Premium). Weiteren Speicher gibt es als Zusatz in Schritten von 1 GB oder 100 GB.
Odoo. Laut der Preisseite von Odoo umfassen die Tarife unbegrenzten Support, Hosting und Wartung. Nicht enthalten sind der Implementierungsservice, das Hosting auf Odoo.sh für kundenspezifische Entwicklungen, Guthaben für In-App-Einkäufe und die Wartung benutzerdefinierten Codes. Ein Rabatt gilt laut Fußnote 12 Monate für anfänglich bestellte Benutzer. Light-Benutzer kosten dort 7,90 €.
Die beiden Seiten haben wenig gemeinsam außer der Frage, die sie beantworten sollen. Das eine Modell trennt Nutzerarten und rechnet Speicher einzeln. Das andere schließt Hosting und Wartung in den Tarif ein und nimmt Implementierung und eigenen Code heraus. Welches besser passt, hängt von Ihrem Betrieb ab. Ein Angebot, das nicht sagt, nach welchem Muster es gebaut ist, lässt sich nicht lesen.
ERP-Angebot prüfen: acht Fragen in dieser Reihenfolge
1. Wer ist ein Benutzer, und wie wird gezählt?
Bevor die Summe etwas bedeutet, muss feststehen, wer lizenziert wird. Schreiben Sie die Rollen auf: Wer bucht und ändert, wer liest nur, wer genehmigt, wer nutzt ein gemeinsames Gerät im Lager oder in der Produktion. Das Angebot muss je Rolle sagen, welche Lizenzart gilt. Im Beispiel von Business Central kosten Team Members laut Preisseite 6,90 € statt 69,30 €, haben aber nur lesenden Zugriff auf bestimmte Daten und eingeschränkte Funktionen. Wer für alle Mitarbeitenden die volle Lizenz ansetzt, überzahlt. Wer zu viele auf die günstige Art legt, merkt es, wenn sie buchen sollen.
Fragen Sie außerdem, was passiert, wenn die Zahl der Benutzer steigt oder sinkt, und ob der Preis je Benutzer gleich bleibt.
2. Was steckt im laufenden Preis, und was kommt dazu?
Zählen Sie auf, was der Betrieb braucht, und streichen Sie ab, was im Preis steht: Hosting, Support, Updates, Datenbankspeicher, Test- und Produktivumgebungen, Datensicherung. Das Beispiel Business Central zeigt, dass Speicher und Umgebungen an der Lizenz hängen und sich in festen Stufen erweitern lassen. Das Beispiel Odoo zeigt, dass ein Tarif Wartung und Hosting enthalten und trotzdem Implementierung und Wartung eigenen Codes ausnehmen kann.
Verlangen Sie eine Aufstellung der Betriebskosten für drei Jahre: laufender Preis, bekannte Zusatzposten, Preisbindung. Die Frage nach dem Rabatt gehört dazu. Gilt er nur für das erste Jahr, wie im Odoo-Beispiel für anfänglich bestellte Benutzer, ist das Angebot im zweiten Jahr teurer als die Rechnung, die man vor der Unterschrift sieht.
3. Welches Ergebnis ist geschuldet?
Lizenz und Einführung sind zwei verschiedene Dinge. Die Lizenz ist ein Abonnement: Laut Lizenzleitfaden gewähren die Dynamics-365-Cloudlizenzen kein unbefristetes Nutzungsrecht. Die Einführung ist ein Projekt, und dort entscheidet der Vertragstyp. Durch einen Werkvertrag wird der Unternehmer zur Herstellung des versprochenen Werkes verpflichtet. Gegenstand kann auch ein durch Arbeit oder Dienstleistung herbeizuführender Erfolg sein. Ob eine ERP-Einführung als Werk oder als Dienstleistung vereinbart ist, ergibt sich aus dem, was der Vertrag verspricht: ein Ergebnis oder eine Tätigkeit. Wie diese Unterscheidung bei Festpreis und Aufwand wirkt, steht in Festpreis oder Aufwand im IT-Projekt.
Für Sie zählt: Das Angebot muss ein Ergebnis benennen, das sich prüfen lässt. „Einführung des ERP-Systems“ ist es nicht. „Die Prozesse Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung und Wareneingang laufen am Stichtag mit den übernommenen Stammdaten“ ist eines. Auch das Gesetz stellt auf die Vereinbarung ab: Nach § 633 BGB ist ein Werk frei von Sachmängeln, wenn es die vereinbarte Beschaffenheit hat. Was Sie nicht vereinbart haben, lässt sich nur noch an der gewöhnlichen Verwendung messen. Das ist ein weicher Maßstab.
Wer die Anforderungen vorher aufschreibt, vergleicht Angebote auf derselben Grundlage. Wie das geht, steht in Lastenheft für IT-Projekte.
4. Wie wird abgenommen?
Die Abnahme entscheidet, ab wann Sie zahlen und ab wann Mängel Ihre Sache sind. § 640 BGB regelt drei Punkte, die in ein Angebot gehören. Wegen unwesentlicher Mängel kann die Abnahme nicht verweigert werden. Setzt der Unternehmer nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme und verweigern Sie nicht innerhalb dieser Frist unter Angabe mindestens eines Mangels, gilt das Werk als abgenommen. Und nehmen Sie ein Werk ab, obwohl Sie einen Mangel kennen, stehen Ihnen die Mängelrechte nur zu, wenn Sie sich diese bei der Abnahme vorbehalten.
Daraus folgt eine Praxisregel: Legen Sie vorab fest, mit welchen Testfällen und welchen Daten abgenommen wird, wer sie durchführt und wer die Frist im Haus überwacht. Ein Angebot mit „Abnahme nach gemeinsamer Freigabe“ und ohne Kriterien verschiebt den Streit auf den Zeitpunkt, an dem er am meisten kostet.
5. Wie viel ist Standard, wie viel Anpassung?
Jede Position „Anpassung“ im Angebot ist Code oder Konfiguration, die jemand pflegen muss. Im Odoo-Beispiel ist die Wartung benutzerdefinierten Codes ausdrücklich nicht in den Tarifpreisen enthalten. Business Central führt „Anpassung und Erweiterbarkeit“ in der Funktionsübersicht auf. Das ist die Möglichkeit, nicht die Kostenzusage.
Fragen Sie je Anpassung: Wozu dient sie, welcher Standardweg wurde geprüft, wer pflegt sie nach der Einführung, zu welchem Preis, und wem gehört der Code. Die Antworten gehören ins Angebot. Was später unklar bleibt, ist die Abhängigkeit, die Sie beim Dienstleisterwechsel spüren, wie in Nach dem Dienstleisterwechsel beschrieben.
6. Was passiert mit Daten und Schnittstellen?
Ein ERP steht selten allein. Es übernimmt Stammdaten aus einem Altsystem und tauscht Daten mit CRM, Shop, Lager oder Buchhaltung aus. Das Angebot muss sagen, welche Daten übernommen werden, wer sie bereinigt, welche Schnittstellen gebaut werden und welches System bei einem Widerspruch führt. Ein Angebot, das ein Modul bepreist und die Anbindung offenlässt, hat die einfache Hälfte kalkuliert.
Wo es an Schnittstellen bricht, zeigt API an CRM und ERP: drei Stellen, an denen es bricht. Ob Sie die Schnittstelle bauen oder das System ablösen, ist die Frage in Schnittstelle bauen oder System ablösen.
7. Was verlangt das Steuerrecht von der Software?
Ein ERP führt Bücher, Belege und Rechnungen. Dafür gelten Regeln, die das Angebot berücksichtigen muss. Nach § 147 AO sind Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren. Elektronische Unterlagen müssen während der Frist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Die Grundsätze zur elektronischen Buchführung (GoBD) verlangen laut IHK München für jedes IT-System der Buchführung eine Verfahrensdokumentation. Maßgeblich ist die GoBD-Fassung vom 28. November 2019, geändert durch die Schreiben vom 11. März 2024 und 14. Juli 2025. Der Anlass der jüngsten Änderung ist die E-Rechnung, die zwischen inländischen Unternehmern seit dem 1. Januar 2025 obligatorisch ist.
Prüfen Sie deshalb, ob das Angebot beschreibt, wie Belege und Daten aufbewahrt werden, ob der Anbieter eine Dokumentation liefert, die in die Verfahrensdokumentation eingeht, und ob das System E-Rechnungen empfängt und verarbeitet. Wie der Empfang praktisch aussieht, steht in E-Rechnung empfangen und automatisch verarbeiten. Die steuerrechtliche Bewertung bleibt bei Ihrer Steuerberatung.
8. Wie kommen Sie wieder heraus?
Ein ERP hängt an Buchhaltung, Lager und Vertrieb zugleich, ein Wechsel ist entsprechend aufwendig. Deshalb gehört der Ausstieg ins Angebot, bevor Sie einziehen. Drei Dinge lassen sich prüfen.
Erstens die Daten. Verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, etwa Kunden- und Mitarbeiterdaten, braucht es nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO einen Vertrag, der Gegenstand und Dauer der Verarbeitung festlegt. Nach Ende der Leistungen löscht der Auftragsverarbeiter die Daten oder gibt sie nach Ihrer Wahl zurück. Fragen Sie nach dem Format der Rückgabe.
Zweitens die Fristen. Für Cloud-Dienste, die unter die Datenverordnung (EU) 2023/2854 fallen, regelt Art. 25 den Wechselvertrag: eine maximale Ankündigungsfrist von höchstens zwei Monaten, einen Übergangszeitraum von höchstens 30 Kalendertagen und eine Mindestfrist für den Datenabruf von mindestens 30 Kalendertagen.
Drittens die Kosten des Wechsels. Nach Art. 29 dürfen Anbieter solcher Dienste ab dem 12. Januar 2027 keine Wechselentgelte mehr erheben. Bis dahin dürfen sie ermäßigte Entgelte erheben, die ihre unmittelbaren Kosten nicht übersteigen, und müssen vor Vertragsschluss darüber informieren. Prüfen Sie, ob Ihr Anbieter unter diese Regeln fällt. Das hängt vom Dienst ab und steht im Vertrag, nicht im Prospekt. Wie sich Lock-in erkennen lässt, bevor ein Vertrag verlängert wird, zeigt Vendor-Lock-in erkennen.
Festpreis, Aufwand oder Richtpreis
Nach den acht Fragen bleibt die Form der Abrechnung. Bei den beiden Beispielen ist die Lizenz ein Abonnement je Benutzer und Monat. Für die Einführung gilt das nicht. Ein Festpreis passt, wenn Ergebnis und Bestand so klar sind, dass sich das Werk beschreiben und abnehmen lässt. Abrechnung nach Aufwand passt, wenn das Ziel feststeht und der Weg erst im Projekt klar wird. Ein „Richtpreis“ oder eine „Aufwandsschätzung“ ist ohne ausdrückliche Gewähr eine Schätzung, kein zugesagter Preis. Die Kriterien, die Gesetzeslage zu Kündigung und Kostenanschlag und die Vertragspunkte stehen im Beitrag Festpreis oder Aufwand im IT-Projekt.
Wann sich die Prüfung nicht lohnt
Der Maßstab ist nicht für jedes Angebot nötig.
- Haben Sie im Haus jemanden, der ERP-Verträge kennt und das Angebot gegen Ihre Prozesse lesen kann, brauchen Sie keine zweite Lektüre. Sie brauchen Zeit für diese Person.
- Ist die Entscheidung gefallen und das Angebot nur noch Formsache, ändert eine Prüfung den Kurs nicht.
- Läuft ein formelles Vergabeverfahren mit festgelegten Bewertungskriterien, gelten dessen Regeln.
- Ist die Summe so klein, dass ein gescheitertes Vorhaben weniger kostet als die Prüfung, unterschreiben Sie oder lassen es.
Wenn das Angebot geprüft werden soll
Manchmal liegt das Angebot vor, die Frist ist echt, und das Urteil fehlt. Dann hilft kein drittes Angebot, sondern eine Lektüre des einen, das Sie haben, gegen Ihre Lage. Dafür ist die Architektur-Zweitmeinung geschnitten: eine Woche, 1.400 € netto, ein schriftliches Dokument mit einer klaren Aussage, ihren Gründen und den offenen Punkten. Aus der geprüften Vorlage nimmt 01PC keinen Folgeauftrag an.
Hängt die Frage nicht am Angebot, sondern am Zustand der Systeme, die das ERP ablösen soll, prüft das System-Audit die Landschaft: vier Wochen, fester Preis von 6.500 € netto.
Quellen (Stand der Preisangaben: Oktober 2026)
- Dynamics 365 Business Central – Preise, Microsoft
- Dynamics 365 Business Central – Lizenzierungsleitfaden, Microsoft
- Odoo – Preise
- BGB § 631 – Vertragstypische Pflichten beim Werkvertrag
- BGB § 633 – Sach- und Rechtsmangel
- BGB § 640 – Abnahme
- AO § 147 – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- Grundsätze zur elektronischen Buchführung (GoBD), IHK München
- DSGVO Art. 28 – Auftragsverarbeiter
- Datenverordnung (EU) 2023/2854, Art. 25 – Vertragsklauseln für den Wechsel
- Datenverordnung (EU) 2023/2854, Art. 29 – Schrittweise Abschaffung von Wechselentgelten