Zwei Angebote für dasselbe Vorhaben: Das eine nennt einen Festpreis, das andere einen Stundensatz mit „geschätzten“ Tagen. Die Frage „Festpreis oder Aufwand im IT-Projekt?“ wirkt wie eine Frage der Vorliebe. Tatsächlich ist es eine Frage, wer das Risiko trägt, wenn sich während der Arbeit etwas als anders herausstellt als gedacht.
Dieser Beitrag zeigt, was jedes Modell verteilt, was das Gesetz zu Abnahme, Kündigung und Kostenanschlag sagt, wann ein Festpreis trägt und wann nicht, und welche Punkte in den Vertrag gehören. Er richtet sich an Geschäftsführung, Inhaber und Verantwortliche ohne eigene IT-Abteilung. Die rechtlichen Hinweise sind keine Rechtsberatung.
Festpreis oder Aufwand im IT-Projekt: was jedes Modell verteilt
Beim Festpreis nennt der Anbieter vorab einen Betrag für ein beschriebenes Ergebnis. Fällt der Aufwand höher aus, trägt er den Mehraufwand. Dafür trägt der Auftraggeber ein anderes Risiko: Er bekommt genau das, was beschrieben ist. Was im Lastenheft fehlt, ist nicht im Preis.
Bei Abrechnung nach Aufwand zahlen Sie für geleistete Arbeit, meist nach Stunden oder Tagen. Der Auftraggeber trägt das Risiko, dass das Vorhaben länger dauert als geschätzt. Dafür behält er die Steuerung: Er kann Richtung und Umfang ändern, ohne dass ein Preis neu verhandelt wird.
| Frage | Festpreis | Nach Aufwand |
|---|---|---|
| Wer trägt Mehraufwand? | der Anbieter, innerhalb des beschriebenen Umfangs | der Auftraggeber |
| Was wird geschuldet? | ein beschriebenes Ergebnis | die vereinbarte Arbeit |
| Was passiert bei Änderungen? | Änderungsverfahren, meist mit neuem Preis | Umfang wird laufend angepasst |
| Wie sicher ist das Budget? | hoch, solange der Umfang stabil bleibt | nur mit Obergrenze oder Budget je Abschnitt |
| Wer steuert? | der Anbieter innerhalb des Umfangs | der Auftraggeber |
Das Risiko verschwindet in keinem der beiden Modelle, es wechselt den Platz. Wer ein Risiko übernimmt, preist es ein oder schneidet den Umfang eng zu. Beides sollten Sie im Angebot erkennen können. Ein sehr niedriger Festpreis für ein unklar beschriebenes Vorhaben ist deshalb kein Schnäppchen, sondern ein Hinweis, dass an anderer Stelle Streit entsteht.
Werkvertrag oder Dienstvertrag: was das Gesetz dahinter sagt
Hinter den beiden Modellen stehen zwei Vertragstypen des Bürgerlichen Gesetzbuchs. Beim Dienstvertrag ist laut § 611 BGB derjenige, der Dienste zusagt, „zur Leistung der versprochenen Dienste“ verpflichtet, der andere Teil zur Gewährung der vereinbarten Vergütung. Beim Werkvertrag ist der Unternehmer laut § 631 BGB „zur Herstellung des versprochenen Werkes“ verpflichtet. Gegenstand kann auch „ein anderer durch Arbeit oder Dienstleistung herbeizuführender Erfolg“ sein (Stand Oktober 2026).
Die Linie verläuft also zwischen Tätigkeit und Ergebnis. Abrechnung nach Aufwand passt typischerweise zur Tätigkeit, ein Festpreis zum Ergebnis. Zwingend ist das nicht: Ob ein Vertrag das eine oder das andere ist, hängt davon ab, was er verspricht, nicht davon, welches Wort auf dem Deckblatt steht. Lesen Sie deshalb im Angebot nach, was genau geschuldet wird: „Entwicklung von 40 Personentagen“ ist eine Tätigkeit, „ein System, in dem Vertrieb und Innendienst denselben Auftrag sehen“ ist ein Ergebnis.
Was beim Werkvertrag daran hängt
- Abnahme. Der Besteller ist laut § 640 BGB verpflichtet, das vertragsmäßig hergestellte Werk abzunehmen. „Wegen unwesentlicher Mängel kann die Abnahme nicht verweigert werden.“ Als abgenommen gilt ein Werk auch, wenn der Unternehmer nach Fertigstellung eine angemessene Frist gesetzt hat und der Besteller die Abnahme nicht innerhalb dieser Frist unter Angabe mindestens eines Mangels verweigert. Wer Fristschreiben im Postfach übersieht, kann also eine Abnahme auslösen. Welche Folgen die Abnahme für die Vergütung hat, steht im Beitrag Woran erkennt man, dass ein IT-Angebot nicht trägt?.
- Abschlagszahlungen. Der Unternehmer kann nach § 632a BGB eine Abschlagszahlung „in Höhe des Wertes der von ihm erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen“ verlangen. Sind die Leistungen nicht vertragsgemäß, kann der Besteller einen angemessenen Teil verweigern. Ein Zahlungsplan an Ergebnisse zu knüpfen, ist deshalb kein Misstrauen, sondern liegt nahe am Gesetz.
- Kündigung. Der Besteller kann laut § 648 BGB bis zur Vollendung des Werkes jederzeit kündigen. Der Unternehmer kann dann die vereinbarte Vergütung verlangen, muss sich aber ersparte Aufwendungen und anderweitigen Erwerb anrechnen lassen. Vermutet wird, dass ihm 5 Prozent der auf den noch nicht erbrachten Teil entfallenden Vergütung zustehen. Zur Veranschaulichung, keine Erfahrungszahl: Bei einem Festpreis von 100.000 € und einer zu 60 Prozent erbrachten Leistung wären das 5 Prozent von 40.000 €, also 2.000 €, zusätzlich zur Vergütung für das Erbrachte. Der Ausstieg aus einem Festpreis ist damit möglich, aber nicht kostenlos.
Kostenanschlag ist kein Festpreis
Ein „ca.“-Betrag im Angebot ist rechtlich etwas anderes als ein zugesagter Festpreis. § 649 BGB behandelt den Fall, dass dem Vertrag ein Kostenanschlag zugrunde liegt, ohne dass der Unternehmer die Gewähr für die Richtigkeit übernommen hat. Ergibt sich, dass das Werk nicht ohne wesentliche Überschreitung ausführbar ist, steht dem Unternehmer bei einer Kündigung aus diesem Grund nur ein begrenzter Anspruch zu. Zudem hat er unverzüglich Anzeige zu machen, wenn eine solche Überschreitung zu erwarten ist. Nach § 632 Abs. 3 BGB ist ein Kostenanschlag zudem „im Zweifel nicht zu vergüten“.
Für Sie heißt das: Fragen Sie im Angebot ausdrücklich, ob der Betrag zugesagt oder geschätzt ist. Beides kann sinnvoll sein. Verwechseln sollten Sie es nicht.
Was beim Dienstvertrag daran hängt
Beim Aufwandsvertrag fehlt die gesetzliche Abnahme als Maßstab. Was „fertig“ ist, müssen Sie selbst vereinbaren. Für die Kündigung nennt § 621 BGB bei Dienstverhältnissen, die kein Arbeitsverhältnis sind, Fristen je nach Bemessung der Vergütung. Ist sie nach Monaten bemessen, ist die Kündigung spätestens am 15. eines Monats für den Schluss des Kalendermonats zulässig. Prüfen Sie, ob Ihr Vertrag eine eigene Kündigungsregel enthält, und lesen Sie sie, bevor Sie unterschreiben.
Und wenn sich die Annahmen als falsch erweisen?
§ 313 BGB regelt die Störung der Geschäftsgrundlage: Stellen sich wesentliche Vorstellungen, die zur Grundlage des Vertrags geworden sind, als falsch heraus, kann unter Umständen eine Anpassung verlangt werden. Voraussetzung ist, dass das Festhalten am unveränderten Vertrag unter Berücksichtigung der vertraglichen oder gesetzlichen Risikoverteilung nicht zugemutet werden kann. Das ist ein Ausnahmefall und kein Plan. Verlassen Sie sich nicht darauf, sondern regeln Sie im Vertrag, was bei geänderten Annahmen passiert.
Wann ein Festpreis trägt: drei Prüffragen
Ein Festpreis ist dann ein gutes Geschäft für beide Seiten, wenn drei Fragen mit Ja zu beantworten sind.
1. Lässt sich das Ergebnis beschreiben und abnehmen? Wenn Sie in zwei Sätzen sagen können, woran Sie erkennen, dass geliefert wurde, ist ein Festpreis möglich. Wenn nicht, kauft der Festpreis ein Ergebnis, das niemand kennt. Wie Sie das aufschreiben, steht im Beitrag Lastenheft für IT-Projekte, wie Sie die Antwort des Anbieters prüfen, im Beitrag Pflichtenheft: was es enthält und wie Sie es prüfen.
2. Ist der Bestand bekannt? Altsystem, Schnittstellen, Datenqualität: Hier steckt bei gewachsenen Landschaften der größte Teil des Risikos. Ein Anbieter, der Ihren Bestand nicht gesehen hat, kalkuliert ihn als unproblematisch oder schließt ihn aus. Beides kostet später. Ob Sie neu bauen, ablösen oder weiterbetreiben, entscheiden Sie vor dem Preis, nicht danach (Neu bauen, ablösen oder weiterbetreiben).
3. Gibt es ein Änderungsverfahren, das beide Seiten kennen? Änderungswünsche kommen in jedem Projekt. Beim Festpreis entscheidet das Verfahren, ob sie ein Gespräch oder ein Streit werden: Wer darf sie anstoßen, wer schätzt sie, wer gibt sie schriftlich frei, bevor gearbeitet wird?
Sind alle drei Fragen mit Ja beantwortet, spricht vieles für den Festpreis. Ist eine mit Nein beantwortet, hilft ein Festpreis nicht, sondern verschiebt den Konflikt auf die Abnahme.
Wann Abrechnung nach Aufwand passt
Abrechnung nach Aufwand passt, wenn das Ziel feststeht, der Weg aber erst im Projekt klar wird: bei neuartigen Vorhaben, bei Schnittstellen zu schlecht dokumentierten Systemen, bei Produkten, die in Stufen wachsen. Dann wäre ein Festpreis entweder ein Schätzwert mit Sicherheitsaufschlag oder ein Umfang, der beim ersten Hindernis nicht mehr stimmt.
Agile Vorgehen setzen darauf. Der Scrum Guide beschreibt Sprints als Ereignisse fester Länge von höchstens einem Monat. Während eines Sprints kann der Umfang mit dem Product Owner geklärt und neu verhandelt werden, je mehr dazugelernt wird. Kürzere Sprints, so der Guide, erzeugen mehr Lernzyklen und begrenzen das Risiko für Kosten und Aufwand auf einen kleineren Zeitraum (Stand Oktober 2026). Für Sie als Auftraggeber heißt das: Der Preis steht nicht für das Gesamtergebnis fest, dafür aber die Taktung, in der Sie Ergebnisse sehen und entscheiden.
Damit Aufwand kein Blankoscheck wird, braucht er vier Dinge:
- Obergrenze oder Budget je Abschnitt. Wird sie erreicht, entscheiden Sie neu, statt automatisch weiterzuzahlen.
- Lauffähige Zwischenstände. Alle zwei bis vier Wochen etwas, das Sie ansehen und prüfen können, nicht nur einen Statusbericht.
- Leistungsnachweis. Wer hat wann was getan, nachvollziehbar und ohne Nachfrage.
- Kündigung ohne Strafe zum Abschnittsende. Sonst ist das Aufwandsmodell nur dem Namen nach flexibel.
Mischformen: erst klären, dann festlegen
Zwischen den Polen gibt es Wege, die viele Vorhaben besser tragen als ein reiner Festpreis oder ein offener Stundensatz.
Phasen. Erst ein klar abgegrenzter, kleiner Auftrag, der die Unsicherheit abbaut: Bestandsaufnahme, Konzept, Schätzung. Danach ein Festpreis oder ein Budgetrahmen für den Bau. So arbeiten wir auch selbst: Eine Architektur-Zweitmeinung kostet 1.400 € netto in einer Woche, ein System-Audit 6.500 € netto in vier Wochen, beides zum festen Preis mit benannten Ergebnisdokumenten. In der Prozessautomatisierung stehen Aufnahme (3.900 € netto), erste Strecke (ab 7.500 € netto) und Folgestrecken (ab 3.500 € netto) einzeln fest, der Betrieb ab 390 € netto im Monat. Warum ein fester Preis bei einer Prüfung den Umfang begrenzt, steht im Beitrag Was ein System-Audit kostet.
Festpreis für das Gewisse, Aufwand für das Ungewisse. Alles, was sich beschreiben lässt, wird zum Festpreis angeboten, die Risikoposten (Altsystem-Anbindung, Datenmigration) als Aufwand mit Obergrenze. Das macht sichtbar, wo das Risiko liegt, statt es in einem Gesamtpreis zu verstecken.
Aufwand mit Deckel. Abrechnung nach Aufwand bis zu einem Höchstbetrag. Wird er erreicht, entscheiden Sie gemeinsam, ob Sie aufstocken, den Umfang kürzen oder aufhören.
Was in den Vertrag gehört
Unabhängig vom Modell sind sieben Punkte schriftlich zu regeln. Der Branchenverband Bitkom nennt in seinem Leitfaden zu ausgewogenen Vertragskonzepten als typische Regelungsthemen unter anderem Haftung, Gewährleistung, Mitwirkungspflichten, Rechteverteilung und Verzug. Der Leitfaden ersetzt laut Bitkom keine juristische Beratung, gibt aber Orientierung über die zu regelnden Fragen (Bitkom, Februar 2021).
- Leistung und Abnahmekriterien. Ergebnis, nicht Tätigkeit; prüfbar formuliert.
- Änderungsverfahren. Schriftlich, mit Schätzung der Preis- und Terminfolge vor der Ausführung.
- Zahlungsplan. An Ergebnisse geknüpft, nicht an Kalenderdaten.
- Mitwirkung des Auftraggebers. Wer liefert welche Zugänge, Daten und Entscheidungen bis wann? Fehlt das, ist jede Verzögerung eine Streitfrage.
- Obergrenze und Anzeigepflicht. Beim Aufwand: Budget je Abschnitt, Meldung vor dem Erreichen.
- Kündigung und Ausstieg. Fristen, Kosten und Herausgabe von Quellcode, Daten, Zugängen und Dokumentation. Was dazu zu prüfen ist, steht in Vendor-Lock-in erkennen und Was nach einem Dienstleisterwechsel zuerst zu prüfen ist.
- Nachweis. Wer was getan hat: Leistungsnachweis oder Ergebnisbericht in einer Form, die Sie ohne Rückfrage lesen können.
Wenn niemand im Haus das Angebot beurteilen kann
Genau an dieser Stelle fehlt vielen Unternehmen die Person, die gegenliest: Ist der Festpreis belastbar oder nur eng geschnitten? Ist die Aufwandsschätzung realistisch oder bewusst niedrig? Liegt ein Angebot mit Frist auf dem Tisch, ist die Architektur-Zweitmeinung der kürzere Weg: eine Woche, 1.400 € netto, ein Dokument mit klarer Aussage. Wenn Entscheidungen dieser Art regelmäßig anstehen, ist die Technische Begleitung gedacht: laufende Unterstützung für Unternehmen ohne IT-Leitung, ab 1.900 € netto im Monat.
Zur Vorbereitung helfen Woran erkennt man, dass ein IT-Angebot nicht trägt? und Wie Sie ein Architekturkonzept prüfen.