E-Rechnung empfangen und automatisch verarbeiten

E-Rechnung empfangen können Sie mit einem E-Mail-Postfach. Das ist seit dem

1. Januar 2025 Pflicht, und für viele Unternehmen ist sie damit erfüllt. Verarbeitet ist die Rechnung damit nicht. Jemand muss die Datei öffnen, die Zahlen in die Buchhaltung übertragen, prüfen, ob sie schon einmal da war, und sie freigeben.

Dieser Beitrag trennt die beiden Aufgaben. Er sagt, was für den Empfang gilt, wann Postfach und Anzeigeprogramm genügen und welche fünf Schritte nötig sind, wenn der Weg vom Eingang bis ins ERP automatisch laufen soll. Er ist ein Hinweis und keine Rechtsberatung: Prüfen Sie Fristen und Ausnahmen für Ihren Fall mit Ihrer Steuerberatung.

E-Rechnung empfangen: was seit 2025 gilt

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen eine E-Rechnung empfangen können, wenn sie von einem anderen inländischen Unternehmen kommt. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist. Das Bundesfinanzministerium beantwortet die Einzelfragen in seinen Fragen und Antworten zur E-Rechnung; die gesetzliche Grundlage steht in § 14 UStG. Ausnahmen gibt es, etwa für Kleinbetragsrechnungen. Ob eine davon auf Ihr Unternehmen zutrifft, ist eine Frage für die Steuerberatung.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931. In der Praxis begegnen Ihnen zwei Formate: die XRechnung, eine reine XML-Datei, und ZUGFeRD, eine PDF-Datei mit eingebettetem XML. Ein gewöhnliches PDF ohne diesen strukturierten Teil ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Bei ZUGFeRD ist der strukturierte Teil maßgeblich, das PDF-Bild dient dem Lesen.

Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen und, mit Zustimmung des Empfängers, Rechnungen in anderen elektronischen Formaten wie PDF schicken. Bis zum 31. Dezember 2027 gilt das noch für Unternehmen, deren Vorjahresumsatz 800.000 € nicht überschritten hat. Ab dem 1. Januar 2028 stellen alle inländischen Unternehmen im B2B-Geschäft E-Rechnungen aus.

Für Sie als Empfänger heißt das: Auf absehbare Zeit kommen gemischte Eingänge an. Manche Lieferanten schicken schon strukturierte Dateien, andere noch ein PDF. Eine Strecke, die nur den einen Fall kennt, scheitert am anderen.

Empfangen ist erledigt, verarbeiten ist die Arbeit

Für den Empfang genügt nach Darstellung des Bundesfinanzministeriums ein E-Mail-Postfach, in dem die Datei ankommt. Eine eigene Plattform ist nicht vorgeschrieben. Damit ist die Pflicht aus Sicht des Empfangs erfüllt.

Was danach kommt, regelt das Gesetz nicht, und genau dort liegt der Aufwand. Eine XRechnung können Sie ohne Anzeigeprogramm nicht sinnvoll lesen. Anzeigeprogramme gibt es, auch kostenlos. Wer sie benutzt, sieht die Rechnung, hat aber noch nichts gebucht. Dann geht es weiter wie früher: lesen, abtippen, prüfen, freigeben.

Das ist der eigentliche Widerspruch. Die Datei enthält alle Angaben bereits als Daten: Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Positionen, Beträge, Steuer, Zahlungsziel. Wer sie von Hand in das ERP überträgt, wirft die Strukturiertheit weg, die das Format liefert. Eine Texterkennung wie bei eingescannten Papierrechnungen ist für diese Dateien nicht nötig und eine zusätzliche Fehlerquelle.

Wann ein Postfach reicht und wann Automatisierung lohnt

Nicht jedes Unternehmen braucht eine Strecke. Die Frage ist dieselbe wie bei jedem Ablauf: Ist der Prozess automatisierungsreif? Für den Rechnungseingang heißt das vier Prüfungen:

1. Menge. Anzahl der Eingangsrechnungen im Jahr mal Minuten je Rechnung ergibt den Jahresaufwand. Diese Zahl, nicht das Gefühl, entscheidet, ob sich der Bau rechnet. Wenige Rechnungen im Monat sind mit Postfach und Anzeigeprogramm gut bedient.
2. Wiederkehr. Kommen die meisten Rechnungen von denselben Lieferanten mit denselben Kontierungen? Dann lässt sich die Regel vorher aufschreiben. Bei lauter Einzelfällen nicht.
3. Freigabe. Gibt es feste Wege, wer ab welchem Betrag oder für welche Kostenstelle zeichnet? Wenn die Antwort „das entscheidet man im Einzelfall“ lautet, gibt es keine Regel, die eine Strecke ersetzen könnte.
4. Heimat der Daten. Gibt es ein ERP oder eine Buchhaltung, in die der Vorgang hinein soll, und eine brauchbare Schnittstelle dorthin? Ohne sie ist der Zugangsweg die erste Aufgabe, nicht die E-Rechnung.

Wenn drei der vier klar mit Ja zu beantworten sind, lohnt sich der Blick auf die Strecke. Wenn nicht, ist das Postfach die ehrliche Lösung.

Fünf Schritte vom Eingang ins ERP

Eine tragfähige Strecke besteht aus fünf Schritten. Jeder hat eine eigene Fehlerfrage. Die Fehlerfrage entscheidet, ob die Strecke im Betrieb hält.

1. Eingang bündeln. Alle Rechnungen kommen an einer zentralen Adresse an, nicht in persönlichen Postfächern. Die Strecke holt die Anhänge ab und hält Absender und Eingangszeitpunkt fest. Fehlerfrage: Was passiert mit einer Rechnung, die an eine falsche Adresse geschickt wurde? Sie braucht einen benannten Weg ins zentrale Postfach, sonst bleibt sie liegen.

2. Format erkennen und prüfen. Ist es eine XRechnung, ein ZUGFeRD-PDF oder ein gewöhnliches PDF? Die strukturierten Dateien lassen sich technisch gegen die Norm validieren, dafür gibt es frei verfügbare Prüfwerkzeuge der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Fehlerfrage: Was geschieht mit einer Datei, die durchfällt? Sie wird nicht still verworfen, sondern geht mit dem Befund an eine Person, die beim Lieferanten nachfragt. Eine bestandene Prüfung ersetzt nicht die inhaltliche Prüfung der Rechnung. Wie sich Fehler auf den Vorsteuerabzug auswirken, klären Sie mit der Steuerberatung.

3. Daten lesen. Aus dem strukturierten Teil, nicht aus dem Bild. Die Strecke übernimmt Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Positionen, Netto, Steuer, Brutto, Zahlungsziel und, wenn der Lieferant sie mitschickt, die Bestellreferenz. Fehlerfrage: Was gilt, wenn das PDF-Bild bei ZUGFeRD etwas anderes zeigt als der strukturierte Teil? Hier gilt der strukturierte Teil, die Abweichung geht als Befund an eine Person.

4. Abgleichen. Ist der Lieferant im Stammdatenbestand? Gibt es die Bestellung oder den Auftrag, auf den sich die Rechnung bezieht? Liegen Preise und Mengen im vereinbarten Rahmen? Und: Ist die Rechnung schon einmal gekommen? Lieferanten schicken dieselbe Rechnung zweimal, oder erst ein PDF und danach die XRechnung. Als Schlüssel dient die Kombination aus Lieferant und Rechnungsnummer. Warum dieser Schlüssel vor dem ersten Schreibzugriff feststehen muss, steht in Automatisierung ohne Idempotenz legt Aufträge doppelt an. Fehlerfrage: Was passiert, wenn der Abgleich keinen Treffer findet? Kein Treffer heißt Warteschlange, nicht „dann buchen wir es auf Sammelkonto“.

5. Freigeben, buchen, archivieren. Unterhalb einer Grenze, die die Fachseite festlegt, wird vorkontiert. Darüber zeichnet eine benannte Person. Gebucht wird über die Schnittstelle des ERP. Welches System bei Widerspruch recht hat, gehört vor den ersten Schreibzugriff geklärt; die Gründe stehen in API an CRM und ERP: drei Stellen, an denen es bricht. Fehlerfrage: Woran erkennen Sie, dass die Buchung wirklich im ERP angekommen ist? Eine Strecke meldet erst dann Erfolg, wenn die Gegenseite ihn bestätigt hat.

Wo es in der Praxis bricht

Die fünf Schritte sind selten das Problem. Die Ausnahmen sind es.

• Mischbetrieb. PDF ohne Struktur kommt noch lange. Dafür braucht die Strecke einen zweiten Weg mit eigener Warteschlange, an dem ein Mensch erfasst. Ein Versuch, alles per Texterkennung zu lösen, ersetzt eine sichere Quelle durch eine unsichere.
• Gutschriften und Stornos. Sie haben negative Beträge und beziehen sich auf eine frühere Rechnung. Eine Strecke, die nur den Normalfall kennt, bucht sie als neue Forderung.
• Cent-Abweichungen. Summe der Positionen und Rechnungsbetrag können um wenige Cent auseinanderliegen. Die Toleranz muss die Fachseite festlegen. Alles darüber ist ein Fall für einen Menschen.
• Neue Lieferanten und geänderte Bankverbindungen. Prüfen Sie eine geänderte Kontoverbindung immer durch Rückfrage über einen bekannten Kanal, nicht über die Antwortadresse der Rechnung.
• Unklares Ergebnis. Die Buchung läuft in einen Timeout, und niemand weiß, ob sie angekommen ist. Wiederholen, nachschauen oder den Menschen holen? Die Entscheidung steht in Unklares Ergebnis: wiederholen, nachschauen oder Mensch?.

E-Rechnung archivieren

Aufbewahrt wird die empfangene Datei im Originalformat. Ein Ausdruck oder ein Bild der Rechnung ersetzt sie nicht. Bei ZUGFeRD gehört die ganze Datei ins Archiv, nicht nur das PDF-Bild, bei der XRechnung die XML-Datei. Für Buchungsbelege gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren.

Die Strecke legt die Datei deshalb im fünften Schritt ab und verknüpft sie mit der Buchung, sodass sich von der Buchung aus die Originaldatei finden lässt. Wie das Archiv nachvollziehbar aufgebaut sein muss, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Prüfen Sie dabei auch, ob das Archivsystem, das Sie schon haben, die Dateien unverändert aufnimmt.

Was die Automatisierung kostet

Die Preise von 01PC sind gestaffelt und netto: Die Prozessaufnahme kostet 3.900 €, die erste Strecke ab 7.500 €, jede Folgestrecke ab 3.500 €, der optionale Betrieb ab 390 € im Monat. Die Aufnahme ist ein abgeschlossener Auftrag, der auch dann einen Gegenwert hat, wenn danach nichts gebaut wird. Keine Stufe verpflichtet zur nächsten.

Was die Strecke für Ihren Rechnungseingang kostet, steht erst nach der Aufnahme fest. Vier Dinge bestimmen es: wie viele verschiedene Lieferanten und Formate ankommen, in welchem Zustand die Stammdaten sind, wie gut das ERP Daten von außen annimmt und wie viele Freigabestufen es gibt. Die Lizenz eines Werkzeugs ist selten der größte Posten. Die Herleitung steht in Was Prozessautomatisierung wirklich kostet — die Staffel.

Wann wir abraten

Es gibt vier Fälle, in denen wir vom Bau abraten.

• Wenige Rechnungen. Wenn der Jahresaufwand klein ist, kostet die Strecke mehr, als sie spart. Postfach, Anzeigeprogramm und eine klare Ablage genügen.
• Die Software kann es schon. Läuft Ihre Buchhaltung bei einer Steuerkanzlei oder in einer Software, die E-Rechnungen annimmt und verarbeitet, bauen Sie nicht ein zweites System daneben. Prüfen Sie zuerst, was vorhanden ist.
• Stammdaten oder Schnittstelle fehlen. Ein ERP ohne brauchbaren Zugangsweg und ein Lieferantenbestand voller Dubletten sind die erste Aufgabe. Die Strecke würde sie nur schneller machen.
• Niemand verantwortet den Ablauf. Ohne Zuständigkeit veraltet jede Regel, und die Strecke wird umgangen statt korrigiert.

Erst die Aufnahme, dann die Strecke

Die E-Rechnung zwingt zum Empfang, nicht zur Automatisierung. Ob sie sich lohnt, entscheiden Menge, Wiederkehr, Freigaben und die Heimat der Daten, in dieser Reihenfolge. Sind sie geklärt, ist die Strecke Handwerk: fünf Schritte, jeder mit seiner Fehlerfrage und einem Menschen für den Ausnahmefall.

Wie 01PC dabei vorgeht, steht unter Prozessautomatisierung: erst aufnehmen, dann streichen, dann eine Strecke vollständig bauen. Stand der Fristen in diesem Beitrag ist der 3. Oktober 2026. Prüfen Sie vor Ihrer Entscheidung, ob sich an den Übergangsregeln etwas geändert hat.

Quellen

• Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung
• § 14 UStG — Ausstellung von Rechnungen