Wer darf Rechnungen freigeben?

Das legt das Unternehmen fest. In den Vorschriften, die dieser Beitrag verlinkt, steht keine Vorgabe dazu, wer zeichnet oder bis zu welchem Betrag. Üblich ist eine Liste mit Namen, Betragsgrenzen und Kostenstellen, die die Geschäftsführung beschließt. Ohne diese Liste wird nach Zuruf freigegeben. Ihren Einzelfall klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Brauche ich für die Rechnungsfreigabe das Vier-Augen-Prinzip?

Eine gesetzliche Vorgabe dafür haben wir in den verlinkten Vorschriften nicht gefunden. Es ist eine Entscheidung des Unternehmens. Sinnvoll ist es mindestens dort, wo eine Person eine Rechnung erfassen und zugleich zahlen lassen könnte. Standardwerkzeuge bieten es an, etwa DATEV in der Variante „comfort“ und Power Automate über die Genehmigungstypen.

Was passiert bei der Rechnungsfreigabe, wenn die zuständige Person abwesend ist?

Ohne Regel bleibt die Rechnung liegen, oder jemand gibt frei, der es nicht dürfte. Legen Sie vorher fest, wer vertritt, mit welchen Betragsgrenzen und ab wann. Die Vertretung darf nie die eigene Erfassung freigeben. Bei DATEV gibt es die Stellvertreterregelung laut Hersteller nur in der Variante „comfort“.

Wie lange müssen freigegebene Eingangsrechnungen aufbewahrt werden?

Empfangene Rechnungen sind nach § 14b UStG acht Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege nach § 147 AO ebenfalls acht Jahre. Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die zum Verständnis der Bücher nötig sind, nennt § 147 AO gesondert, dort gelten zehn Jahre. Welche Ihrer Unterlagen darunter fallen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Kann ich die Rechnungsfreigabe mit Power Automate abbilden?

Die Genehmigungsfunktion von Power Automate kennt Genehmigungen, bei denen alle zustimmen müssen, bei denen die erste Antwort zählt, und Folgen nacheinander. Sie setzt nach Angabe von Microsoft eine Dataverse-Datenbank voraus. Betragsgrenzen, Vertretung und Protokoll müssen Sie selbst im Ablauf festlegen. Ob das für Ihr Volumen reicht, zeigt eine Prozessaufnahme.

Rechnungsfreigabe: Regeln, Grenzen und Vertretung klären

Wer Eingangsrechnungen freigibt, entscheidet, dass Geld das Haus verlässt. In vielen Betrieben läuft das so: Die Rechnung kommt per E-Mail, jemand leitet sie weiter, jemand stempelt oder antwortet „passt“, die Buchhaltung zahlt. Solange dieselben drei Personen da sind, funktioniert das. Es bricht, wenn jemand im Urlaub ist, wenn ein Betrag größer wird als sonst oder wenn die Betriebsprüfung fragt, wer was wann freigegeben hat.

Dieser Beitrag trennt, was die Vorschriften verlangen, von dem, was Sie selbst festlegen. Dann folgen sechs Regeln, die eine Rechnungsfreigabe tragen, bevor Sie ein Werkzeug auswählen. Er ist ein Hinweis und keine Rechtsberatung: Prüfen Sie Fristen und Pflichten für Ihren Fall mit Ihrer Steuerberatung.

Rechnungsfreigabe: was das Gesetz verlangt und was Sie festlegen

Das Gesetz knüpft an die Rechnung selbst an. Den Vorsteuerabzug gibt es nur, wenn Sie eine ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung besitzen: § 15 Absatz 1 UStG setzt voraus, dass Sie eine nach den §§ 14 und 14a ausgestellte Rechnung haben. Welche Angaben dazugehören, zählt § 14 Absatz 4 UStG auf: vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Leistung, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag.

Damit ist der sachliche Kern der Prüfung vorgegeben: Fehlt eine dieser Angaben, ist das nicht Geschmackssache, sondern ein Grund, die Rechnung nicht freizugeben, bevor Sie sie buchen.

Dazu kommen Regeln für die Spuren, die eine Freigabe hinterlässt:

Nichts darf unbemerkt überschrieben werden. Nach § 146 Absatz 4 AO darf eine Buchung oder Aufzeichnung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Das Handelsrecht sagt in § 239 Absatz 3 HGB dasselbe. Für eine Freigabe heißt das: Ändert jemand einen Betrag oder eine Kontierung, muss die Änderung nachvollziehbar sein.
Aufbewahren. Empfangene Rechnungen sind nach § 14b UStG acht Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege nach § 147 Absatz 3 AO ebenfalls acht Jahre. Dort stehen auch die Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, die zum Verständnis der Bücher erforderlich sind; für sie nennt § 147 zehn Jahre. Ob Ihre Freigaberegeln dazu zählen, klären Sie mit der Steuerberatung. Das Handelsrecht enthält in § 257 HGB dieselben Fristen und Unterlagenarten.
Das Verfahren muss beschrieben sein und stimmen. Die Industrie- und Handelskammer München fasst die GoBD so zusammen: Änderungen müssen dokumentiert sein, und das dokumentierte Verfahren muss mit dem tatsächlich eingesetzten übereinstimmen. Maßgeblich ist laut IHK die Fassung vom 28. November 2019 in der Fassung der Änderungsschreiben von 2024 und 2025 (IHK München zu den GoBD).

Was in diesen Vorschriften nicht steht: wer zeichnen darf, bis zu welchem Betrag, ob zwei Personen nötig sind und wer vertritt. Das legen Sie fest. Und weil das Verfahren zu seiner Beschreibung passen muss, ist ein schriftliches Regelwerk keine Bürokratie, sondern die Voraussetzung dafür, dass die Beschreibung überhaupt stimmen kann.

Sechs Regeln, die eine Freigabe tragen

1. Erst prüfen, dann freigeben

Trennen Sie die sachliche Prüfung (Wurde geliefert? Stimmen Menge und Preis mit Bestellung oder Auftrag überein?) von der formalen Prüfung (Sind die Pflichtangaben aus § 14 UStG vollständig? Ist die Rechnung schon einmal gekommen?). Die formale Prüfung lässt sich weitgehend automatisieren, die sachliche braucht jemanden, der die Leistung kennt. Eine Freigabe ohne beide Prüfungen ist ein Stempel, keine Kontrolle.

2. Betragsgrenzen festlegen

Schreiben Sie auf, wer bis zu welchem Betrag allein freigibt, ab wann eine zweite Person nötig ist und was nur die Geschäftsführung zeichnet. Welche Beträge das sind, hängt von Ihrem Umsatz und Ihrer Risikobereitschaft ab; eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht. Wichtig ist, dass die Grenze je Rechnung und je Vorgang gilt: Wer eine Bestellung in drei Rechnungen unter der Grenze aufteilt, umgeht die Regel. Legen Sie fest, wie solche Fälle erkannt werden, etwa über denselben Lieferanten innerhalb einer Woche.

3. Erfassen und freigeben trennen

Wer eine Rechnung erfasst oder bestellt hat, gibt sie nicht frei. Das ist unsere Empfehlung, keine Vorschrift aus den oben verlinkten Normen. Sie verhindert, dass ein Fehler oder eine Manipulation durch dieselbe Hand läuft. In kleinen Betrieben, in denen drei Personen alles machen, ist diese Trennung der erste Punkt, der Ärger macht. Lösen Sie ihn lieber mit der Geschäftsführung als Zweitzeichnung als mit einer Ausnahme.

4. Vertretung regeln

Die Vertretung ist die Stelle, an der Freigaberegeln in der Praxis zerfallen. Fehlt sie, bleibt die Rechnung liegen, oder jemand gibt frei, der es nicht dürfte. Legen Sie fest:

Wer vertritt wen, namentlich, nicht nach Gefühl.
Mit welchen Grenzen. Die Vertretung erbt die Betragsgrenze der vertretenen Person, nicht eine höhere.
Ab wann und bis wann. Eine Vertretung gilt für einen Zeitraum, nicht für immer. Sonst bleibt der Zugriff nach dem Urlaub bestehen.
Was nie vertreten wird. Die eigene Erfassung gibt auch die Vertretung nicht frei (Regel 3).

5. Ausnahmen benennen

Dauerschuldverhältnisse mit festem Betrag, Rechnungen mit Bestellbezug, die exakt der Bestellung entsprechen, oder Kleinbeträge unter einer Grenze lassen sich schlanker freigeben als ein Einzelfall. Dann gehört in das Regelwerk, was automatisch durchgeht, wer die Liste dieser Ausnahmen pflegt und wann sie überprüft wird. Eine Ausnahme ohne Besitzer wächst.

6. Protokollieren, was geschah

Zu jeder Freigabe gehören: wer, wann, was, und was sich zwischen Eingang und Freigabe geändert hat. Das Protokoll ist keine Zusatzfunktion, sondern die Antwort auf die Frage des Prüfers aus der Einleitung. Es darf nichts überschreiben, sondern muss ergänzen (siehe § 146 Absatz 4 AO). Die Beschreibung des Verfahrens bewahren Sie so lange auf wie die Unterlagen, auf die sie sich bezieht; die Steuerberatung nennt Ihnen die genaue Frist für Ihren Fall.

Was Standardwerkzeuge dafür bieten

Die Regeln brauchen kein Spezialprogramm. Sie brauchen eine Stelle, an der sie durchgesetzt werden. Zwei Beispiele, wie Hersteller das beschreiben (Stand Oktober 2026):

DATEV Belegfreigabe online. Nach der Herstellerseite lassen sich Belege gezielt Freigebenden zuweisen, Freigeber und Zeitpunkt werden protokolliert. Die Variante „comfort“ nennt zusätzlich mehrstufige Freigaben, Gruppenfreigaben mit Vier-Augen-Prinzip, Freigabeworkflows und eine Stellvertreterregelung; in der einfacheren Variante sind diese Punkte nach der Vergleichstabelle des Herstellers nicht enthalten. Für Regel 4 ist das genau die Frage, die Sie vor dem Kauf stellen.

Power Automate. Die Genehmigungsfunktion von Microsoft kennt laut Dokumentation Genehmigungen, bei denen alle zustimmen müssen, solche, bei denen die erste Antwort zählt, und sequenzielle Genehmigungen nacheinander. Sie setzt eine Dataverse-Datenbank voraus. Damit lässt sich Vier-Augen abbilden. Betragsgrenzen, Vertretung und die Regeln für Ausnahmen müssen Sie im Ablauf selbst festlegen und pflegen, die gelesene Dokumentationsseite nennt sie nicht als fertige Funktion.

Beides sind seriöse Wege. Welcher passt, hängt davon ab, ob die Buchhaltung ohnehin in diesem Umfeld läuft. Ein Werkzeug setzt aber nur durch, was Sie vorher aufgeschrieben haben.

Wann sich eine eigene Strecke lohnt

Eine Standardfunktion reicht, solange Ihre Regeln hineinpassen. Sie reicht nicht mehr, wenn die Freigabe an Daten hängt, die das Werkzeug nicht kennt: Bestellungen im ERP, Verträge, Projektbudgets. Dann entsteht Handarbeit zwischen den Systemen, und die Frage ist dieselbe wie bei jedem Ablauf: Ist der Prozess automatisierungsreif?

Die Freigabe ist dafür ein guter Prüfstein, weil ihre Regeln entweder aufgeschrieben sind oder nicht. Wenn die Antwort auf „wer zeichnet ab welchem Betrag“ lautet „das entscheidet man im Einzelfall“, gibt es nichts zu automatisieren. Wenn sie als Liste vorliegt, lässt sich die Strecke bauen. Wie sie davor und danach aussieht, steht in E-Rechnung empfangen und automatisch verarbeiten: Der Freigabeschritt ist dort der fünfte von fünf.

Zwei Dinge müssen Sie vorher klären. Erstens: Welches System hat recht, wenn Freigabe und ERP sich widersprechen? Das ist dieselbe Frage wie in API an CRM und ERP. Zweitens: Was passiert, wenn die Buchung ins ERP in einen Timeout läuft und niemand weiß, ob sie ankam? Die Entscheidung dazu steht in Unklares Ergebnis: wiederholen, nachschauen oder Mensch?. Eine Freigabe, die zweimal gebucht wird, ist schlimmer als eine, die liegenbleibt.

Was Sie vor dem Start aufschreiben

Eine Seite genügt. Sie enthält:

die Liste der Freigebenden mit Betragsgrenze und Zuständigkeit,
die Vertretung je Person mit Zeitraum,
die Ausnahmen mit Besitzer,
was die sachliche und was die formale Prüfung umfasst,
wo das Protokoll liegt und wer es einsehen darf,
wer das Regelwerk jährlich prüft.

Ob und wie sich daraus eine Strecke ergibt, klärt bei 01PC die Prozessautomatisierung: Die Aufnahme kostet 3.900 € netto, die erste Strecke beginnt bei 7.500 € netto, jede Folgestrecke bei 3.500 € netto, der optionale Betrieb bei 390 € netto im Monat. Die Aufnahme ist ein abgeschlossener Auftrag; sie kann auch ergeben, dass sich Ihre Freigabe mit den Mitteln, die Sie haben, schon sauber abbilden lässt. Dann sagen wir das. Schreiben Sie uns über die Kontaktseite, wenn Sie Ihre Regeln einmal gegenlesen lassen möchten.