Die IT-Inventarliste in Excel beginnt mit Fragen, nicht mit Spalten
Fast jede IT-Inventarliste in Excel beginnt als Gefälligkeit: Jemand schreibt auf, welcher Rechner bei wem steht. Nach zwei Jahren hängt daran die Antwort auf Fragen, die teurer sind als die Liste: Welche Geräte bekommen keine Sicherheitsupdates mehr? Was ersetzen wir im nächsten Jahr? Wer hat noch das alte Notebook?
Die gängigen Vorlagen im Netz liefern dazu eine Tabelle mit Spalten. Das ist ein brauchbarer Anfang, aber eine Liste wird nicht durch ihre Spalten gut, sondern durch die Fragen, die sie beantworten kann. Dieser Beitrag geht deshalb andersherum vor: erst die Fragen, dann die Spalten, danach die Grenzen. Er enthält keine Vorlage zum Herunterladen, sondern das, was Sie brauchen, um Ihre eigene zu bauen und zu prüfen, ob Excel dafür reicht.
Welche Spalten Sie wirklich brauchen
Zehn bis fünfzehn Spalten genügen für die meisten Betriebe. Jede weitere muss sich dadurch rechtfertigen, dass jemand sie später auswertet. Eine Spalte, die niemand pflegt, ist schlechter als keine, weil sie falsche Sicherheit erzeugt.
| Spalte | Wozu sie dient |
|---|---|
| Inventarnummer | Eindeutiger Schlüssel, steht auch als Etikett am Gerät |
| Gerätetyp | Notebook, Desktop, Monitor, Drucker, Netzwerkgerät |
| Hersteller und Modell | Ersatz, Garantie, Ersatzteile |
| Seriennummer | Abgleich mit Rechnung und Garantie, Diebstahl |
| Betriebssystem und Version | Welche Geräte laufen unter Support, welche nicht |
| Prozessor, Arbeitsspeicher, Speicher, TPM | Eignung für Windows 11 |
| Standort | Raum, Standort oder „im Homeoffice“ |
| Nutzer oder Zuständigkeit | Wer hat das Gerät, wer ist Ansprechperson |
| Anschaffungsdatum und -kosten | Ersatzplanung, steuerliches Verzeichnis |
| Garantie bis | Ob ein Defekt Geld kostet |
| Status | Lager, im Einsatz, defekt, ausgemustert |
Zwei Spalten verdienen eine Entscheidung, bevor Sie anfangen. Erstens die Seriennummer: Excel speichert Zahlen laut Microsoft mit einer Genauigkeit von 15 Stellen (Excel-Spezifikationen und Beschränkungen, Stand Oktober 2026). Eine lange, rein numerische Seriennummer sollten Sie deshalb als Text führen, sonst werden die hinteren Stellen abgeschnitten. Zweitens die Nutzerspalte: Sie ordnet Geräte Personen zu. Tragen Sie dort eine Rolle oder Abteilung ein, wo ein Name nicht nötig ist, und klären Sie mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten, was die Liste enthalten darf und wer sie sehen darf.
An der Größe scheitert die Liste kaum: Ein Arbeitsblatt fasst laut Microsoft 1.048.576 Zeilen. Auch ein Betrieb mit mehreren hundert Geräten bleibt weit darunter.
Ein Gerät, eine Nummer, ein Etikett
Der häufigste Grund, warum Listen nicht mehr stimmen, ist banal: Das Gerät und die Zeile sind nicht verbunden. Ein Notebook wird getauscht, weitergegeben oder ausgemustert, und niemand weiß, welche Zeile dazugehört.
Drei Regeln halten das zusammen:
- Jedes Gerät bekommt beim Eingang eine Inventarnummer, am besten fortlaufend und ohne Bedeutung. Wer in die Nummer Standort oder Jahr kodiert, muss sie ändern, sobald sich beides ändert.
- Die Nummer klebt als Etikett am Gerät. Ohne Etikett ist die Zuordnung eine Erinnerung.
- Ausgemusterte Geräte bleiben in der Liste, mit Status und Datum. Eine gelöschte Zeile beantwortet später keine Frage mehr.
Der zweite Teil der Regel ist ebenso wichtig: Jemand ist zuständig, und es gibt eine Vertretung. Das ist dasselbe Risiko wie in Warum „wir dokumentieren später“ ein Betriebsrisiko ist. Eine Liste, die nur eine Person versteht, fällt mit dieser Person aus.
Drei Fragen, an denen sich die Liste bewährt
Eine Inventarliste ist keine Pflichtübung, wenn sie konkrete Fragen beantwortet. Drei davon stellen sich im Oktober 2026 in fast jedem Betrieb.
Welche Geräte laufen noch unter Windows 10? Der Support für Windows 10 Home und Pro endete laut Microsoft am 14. Oktober 2025, Version 22H2 war die letzte (Microsoft Lifecycle, Windows 10 Home und Pro, Stand Oktober 2026). Für Organisationen, die Windows 10 weiter nutzen wollen, gibt es ein kostenpflichtiges Programm für erweiterte Sicherheitsupdates: Es kostet laut Microsoft 61 US-Dollar pro Gerät im ersten Jahr, wird über das Volumenlizenzprogramm erworben, der Preis verdoppelt sich jedes Jahr und gilt für höchstens drei Jahre. Voraussetzung ist Windows 10 in Version 22H2 (Microsoft Learn, ESU-Programm für Windows 10, Stand Oktober 2026). Ohne Inventarliste können Sie weder sagen, für wie viele Geräte das gilt, noch, was es kostet. Mit einer Spalte „Betriebssystem und Version“ ist es eine Filterung.
Welche dieser Geräte können auf Windows 11 wechseln? Microsoft nennt als Mindestanforderungen unter anderem einen Prozessor mit mindestens zwei Kernen und 1 GHz, 4 GB Arbeitsspeicher, 64 GB Speicher, UEFI mit möglichem sicherem Start und ein Trusted Platform Module in Version 2.0 (Microsoft Learn, Windows-11-Anforderungen, Stand Oktober 2026). Stehen Prozessor, Arbeitsspeicher, Speicher und TPM-Version in der Liste, sehen Sie in Minuten, welche Geräte wechseln können, welche Aufrüstung brauchen und welche zu ersetzen sind. Die Windows-Prüfung auf dem Gerät ersetzt das nicht, sie ergänzt es: Die Liste liefert den Überblick, das Gerät die verbindliche Aussage.
Wo läuft noch Office 2021? Der Support für Office 2021 endete laut Microsoft am 13. Oktober 2026, es gibt keine Verlängerung und keine erweiterten Sicherheitsupdates. Die Programme laufen weiter, bekommen aber keine Fehlerbehebungen und keine Sicherheitsupdates mehr (Microsoft Support, Ende des Supports für Office 2021, Stand Oktober 2026). Eine Spalte „Office-Version“ oder eine zweite Tabelle für Software macht daraus eine Liste von Geräten. Wie Sie solche Terminänderungen von Microsoft insgesamt im Blick behalten, steht in Microsoft 365 Message Center: Änderungen im Blick behalten.
Der Gewinn liegt nicht in der Menge der Daten, sondern darin, dass die nächste Frage dieser Art in einer Stunde beantwortet ist und nicht in einer Woche.
Was das Steuerrecht vom Verzeichnis verlangt
Die IT-Liste ist nicht zugleich das Anlagenverzeichnis Ihrer Buchhaltung. Sie berührt es aber, sobald Geräte Geld kosten. Nach § 6 Absatz 2 des Einkommensteuergesetzes können abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter, die einer selbständigen Nutzung fähig sind, im Jahr der Anschaffung in voller Höhe als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn ihre Anschaffungskosten ohne Umsatzsteuer 800 Euro nicht übersteigen. Güter über 250 Euro sind dann mit dem Tag der Anschaffung und den Anschaffungskosten in ein besonderes, laufend zu führendes Verzeichnis aufzunehmen. Das Verzeichnis braucht nicht geführt zu werden, wenn diese Angaben aus der Buchführung ersichtlich sind (§ 6 EStG, abgerufen Oktober 2026). Für Güter zwischen 250 und 1.000 Euro sieht Absatz 2a außerdem einen Sammelposten vor, der über fünf Jahre aufgelöst wird.
Für die Liste heißt das: Anschaffungsdatum und Anschaffungskosten gehören hinein, damit Sie die Angaben nicht an zwei Stellen führen. Ob Sie das Verzeichnis führen müssen, ob der Sammelposten für Sie gilt und welche Geräte darunter fallen, klärt Ihre Steuerberatung. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.
Woran die Excel-Liste scheitert
Excel scheitert selten an der Technik, sondern an der Pflege. Typische Anzeichen, dass die Grenze erreicht ist:
- Der Abgleich bleibt aus. Die Liste wird einmal im Jahr mit der Wirklichkeit verglichen, wenn überhaupt. Geräte, die niemand einträgt, stehen nicht drin: In der Liste sind sie dann nicht „unbekannt“, sondern gar nicht vorhanden.
- Mehrere Personen tragen ein. Excel unterstützt laut Microsoft die gemeinsame Dokumenterstellung in Echtzeit. Voraussetzung sind ein Microsoft-365-Abonnement und ein Speicherort in OneDrive, OneDrive for Business oder SharePoint Online; lokale SharePoint-Websites unterstützen die Funktion nicht (Microsoft Support, gemeinsame Dokumenterstellung, Stand Oktober 2026). Gleichzeitiges Schreiben ist damit lösbar, doch Excel erzwingt nicht, dass eine Inventarnummer nur einmal vergeben wird oder dass ein Gerät genau einer Person gehört.
- Beziehungen entstehen. Sobald Sie nicht nur Geräte, sondern Lizenzen, Verträge, Zubehör und Wartungstermine führen und diese mit Geräten und Personen verknüpfen müssen, wächst die Tabelle in die Breite. Microsoft ordnet Excel selbst eher flachen Daten zu und Access dort, wo die Datenintegrität bei mehreren Benutzern zählt (Microsoft Support, Verwalten von Daten mit Access oder Excel). Mehr dazu in Excel als Datenbank: ab wann es zum Risiko wird.
- Die Liste speist andere Abläufe. Wenn Zugänge, Bestellungen oder Wartungsaufträge aus der Liste abgeleitet werden und jemand die Zahlen abtippt, ist die Liste ein Betriebsmittel geworden. Wie das mit Lagerbeständen aussieht, beschreibt Excel-Lagerverwaltung: wann die Grenzen erreicht sind; die Signale sind bei Geräten dieselben.
Treffen höchstens ein bis zwei dieser Punkte zu, ist Weiterbetreiben mit Disziplin meist die richtige Wahl. Bei drei oder mehr lohnt der Blick auf andere Wege.
Excel, Inventarsystem oder eigene Anwendung
Excel mit Disziplin weiterführen. Eindeutige Inventarnummer, Datenüberprüfung für Gerätetyp und Status, geschützte Formelzellen, eine zuständige Person und eine Vertretung, ein fester Abgleich pro Quartal. Das kostet fast nichts und trägt bei überschaubaren Beständen länger, als man denkt.
Ein Inventarsystem. Werkzeuge, die den Bestand im Netzwerk selbst erfassen, lösen das Abgleich-Problem, weil sie Geräte finden, statt dass jemand sie einträgt. Der Preis ist der Betrieb: Zugänge, Aktualisierung, Pflege der Regeln, und die Frage, wer die Meldungen liest. Vergleichen Sie Angebote nach dem, was Sie wissen wollen, nicht nach der Zahl der Funktionen. Wie Sie ein solches Angebot auf Tragfähigkeit prüfen, steht in Woran erkennt man, dass ein IT-Angebot nicht trägt?.
Eine kleine eigene Anwendung. Selten sinnvoll. Es kann sich lohnen, wenn die Daten ohnehin in einer Datenbank liegen und Standardsoftware mehr verbiegt als hilft. Die Kriterien dafür stehen in Neu bauen, ablösen oder weiterbetreiben.
Unabhängig vom Weg gilt dieselbe Reihenfolge: erst die Fragen festlegen, dann das Werkzeug wählen. Wer mit dem Werkzeug beginnt, übernimmt die Unklarheit der alten Liste in die neue.
Was es kostet
Eine verlässliche Zahl für ein Inventarsystem gibt es ohne Bestandsaufnahme nicht. Die Treiber sind die Zahl der Geräte, die Zahl der Standorte, der Zustand der vorhandenen Daten und die Frage, wer die Pflege übernimmt. Excel kostet außer Arbeitszeit nichts.
Wenn Sie wissen wollen, wo Ihre Systeme tatsächlich stehen, ist die Bestandsaufnahme ein abgegrenzter Auftrag: Das System-Audit kostet 6.500 € netto, dauert vier Wochen und liefert benannte Ergebnisdokumente. Wer die Pflege von Liste und Entscheidungen dauerhaft abgeben will, findet das in der technischen Begleitung, ab 1.900 € netto im Monat.
Wann wir zum Weiterbetreiben raten
Wir raten von einem Wechsel ab, wenn höchstens ein bis zwei der vier Punkte zutreffen, eine Person die Liste zuverlässig pflegt und ein fester Abgleich stattfindet. Dann sind Datenüberprüfung, Etiketten und ein Quartalstermin die bessere Investition.
Wir raten ab, wenn das Motiv „Excel ist keine Datenbank“ lautet, ohne dass ein konkretes Problem benannt wird. Ein Satz aus der IT-Folklore ist kein Befund.
Und wir raten ab, wenn die Entscheidung schon gefallen ist und der Befund sie nur bestätigen soll. Was vorher feststand, schreiben wir nicht auf.
Erst die Fragen, dann die Liste
Schreiben Sie auf, welche drei Fragen die Liste beantworten muss, bevor Sie die erste Spalte anlegen. Prüfen Sie dann, ob jede Frage mit einem Filter zu beantworten ist. Wenn nicht, fehlt eine Spalte oder die Pflege. Wenn doch, haben Sie bereits mehr als die meisten Vorlagen liefern.